Pennen, printpapier, toner, mappen en koffiebekers: het lijken kleine uitgaven, maar bij elkaar opgeteld vormen kantoorartikelen een post die in veel mkb-bedrijven ongemerkt uit de hand loopt. Er wordt hier en daar iets besteld, niemand weet precies wat er nog in de kast ligt en aan het eind van het jaar blijkt het budget ruim overschreden.
Gelukkig hoef je geen inkoopafdeling op te tuigen om dit beter te regelen. Met een paar eenvoudige afspraken en wat bewuste keuzes houd je de kosten in de hand, zonder dat je medewerkers ergens op hoeven te wachten.
Begin met inzicht in je verbruik
Voordat je iets kunt besparen, moet je weten waar het geld nu naartoe gaat. Verzamel de facturen en bonnetjes van de afgelopen zes tot twaalf maanden en zet ze in een simpel overzicht. Je ziet dan snel welke artikelen het vaakst terugkomen en welke het meeste kosten.
Vaak blijkt dat een handvol producten, zoals papier, inkt en schoonmaakmiddelen, het grootste deel van de uitgaven bepaalt. Daar valt dus ook de meeste winst te halen. De rest is meestal kleingoed waar je niet te lang bij hoeft stil te staan.
Leg één persoon de verantwoordelijkheid
Als iedereen zelf bestelt, krijg je dubbele aankopen, verschillende merken voor hetzelfde product en weinig overzicht. Wijs daarom één persoon aan die de bestellingen coördineert. Dat hoeft geen fulltime taak te zijn; een vast moment per week of per maand is vaak genoeg.
Laat collega’s hun wensen doorgeven via een gedeelde lijst of een vast formulier. Zo bundel je bestellingen, voorkom je losse verzendkosten en weet je precies wat er binnenkomt.
Kies kwaliteit waar het ertoe doet
Goedkoop is niet altijd voordelig. Een bureaustoel die na een jaar doorzakt, een nietmachine die steeds vastloopt of pennen die uitdrogen, kosten je uiteindelijk meer aan vervanging en ergernis. Kijk daarom naar de prijs per gebruik in plaats van alleen naar de aanschafprijs.
Voor artikelen die je dagelijks gebruikt of die invloed hebben op gezondheid en productiviteit, loont het om iets meer uit te geven. Wil je weten hoe bepaalde producten zich in de praktijk houden, dan vind je ervaringen en tests op www.kantoorartikelengetest.nl, wat helpt om een onderbouwde keuze te maken. Voor eenvoudige verbruiksartikelen volstaat een huismerk vaak prima.
Slim bestellen en voorraad beheren
Een goed gevulde voorraadkast voorkomt spoedbestellingen, maar te veel voorraad legt geld vast en neemt ruimte in. Zoek de middenweg met een paar eenvoudige vuistregels.
- Stel per artikel een minimumvoorraad in waarbij je opnieuw bestelt.
- Bestel grotere hoeveelheden alleen van producten die niet bederven of verouderen.
- Vergelijk regelmatig prijzen, ook bij je vaste leverancier.
- Let op minimale bestelbedragen om verzendkosten te vermijden.
- Houd een eenvoudige lijst bij van wat er uit de kast wordt gehaald.
Verminder onnodig verbruik
De goedkoopste kantoorartikelen zijn die je niet hoeft te kopen. Door standaard dubbelzijdig en in zwart-wit te printen, documenten digitaal te delen en herbruikbare alternatieven te kiezen, daalt het verbruik vaak flink. Denk aan navulbare pennen, herbruikbare notitieblokken of een waterkoeler in plaats van losse flesjes.
Betrek je medewerkers hierbij. Leg uit waarom je bepaalde keuzes maakt en vraag om ideeën. Mensen gaan zuiniger om met spullen als ze begrijpen wat het kost en zien dat hun inbreng iets oplevert.
Evalueer en stel bij
Plan een paar keer per jaar een kort moment om je uitgaven te bekijken. Klopt het budget nog, zijn er artikelen die niemand gebruikt, of producten waarover steeds wordt geklaagd? Met die informatie scherp je je inkoop telkens een stukje verder aan.
Met overzicht, duidelijke afspraken en bewuste keuzes wordt het inkopen van kantoorartikelen een routineklus in plaats van een sluipende kostenpost. Je medewerkers hebben wat ze nodig hebben, en jij houdt meer ruimte over in je begroting voor zaken die je bedrijf echt verder helpen.
